В некоторых случаях законодательство предусматривает, что предприниматель должен платить налоги, исходя из полученного им дохода. Для того чтобы получить итоговую цифру необходимо фиксировать произошедшие финансовые операции, результатом которых стало получение дохода. Для этого используется Книга учета доходов и расходов — КУДиР.
Обязанность ведения учета
Конечно, если вести полноценный бухгалтерский учёт, подсчитать нужные суммы нетрудно. Однако для некоторых категорий предпринимателей в этом вопросе сделано исключение. Им разрешено обходиться без бухгалтерского учёта, насколько это возможно.
Полностью отказаться от него не получится даже при упрощенном налогообложении. В частности, УСН может применяться только при условии того, что доход не превысит определённый, заранее заданный предел. Для этого нужно вести учёт каждого проданного товара и оказанной услуги. В таких случаях применяют Книгу учёта доходов и расходов.
Как устроена КУДиР
Книгу необходимо прошить, пронумеровать листы. Нитку необходимо закрепить. Для этого её подклеивают листком бумаги на канцелярском клее. На бумаге ставится подпись предпринимателя. Если в деятельности используется печать, её также здесь должны поставить. При этом допускается вести КУДиР электронно.
Как вести книгу учета? Первая страница является титульной. Здесь указываются следующие данные:
- Записываются реквизиты предпринимателя или организации.
- Фиксируется начальная дата, с которой вносятся записи в данную книгу.
- Важно отметить объект налогообложения. В одних случаях это — доходы минус расходы, в других — только доходы.
На каждой странице для ИП на УСН должна быть таблица, в которую входят графы:
- Номер записи по порядку.
- Номер и дата документа, данные о котором вносятся в книгу.
- Кратко раскрывается содержание и состав хозяйственной операции.
- Указывается величина полученного дохода.
- Фиксируется сумма произведённых затрат.
В документ вносят информацию о получении дохода на основании следующих приходных документов:
- Данные о платёжных поручениях. Речь идёт о безналичных деньгах, которые были уплачены предпринимателю или перечислены им при покупке работ или услуг.
- В КУДиР фиксируются накладные.
- Отражаются выписки из банка.
- Должны быть учтены приходные и расходные кассовые ордера.
- В обязательном порядке учитываются чеки.
- Фиксируется выплата зарплаты.
Обязанность ведения учётной книги
Если предприниматель по какой-либо причине откажется вести КУДиР, то ему будет выписан штраф. Для индивидуальных предпринимателей в 2018 году его величина составляет 200 рублей. Для организаций он может достигать 10000 рублей.
По закону обязанность использовать такую книгу возложена на индивидуальных предпринимателей, перешедших на упрощённую систему налогообложения, работающих на патенте, а также тех, кто работает на ЕСХН. Если есть намерение использовать КУДир, ОСНО также даёт для ИП такую возможность. Юридические лица, которые используют упрощённую систему налогообложения также обязаны применять КУДиР.
Хотя Книгу нумеруется и прошивается, регистрировать ее в налоговой инспекции не нужно. Это правило действует с 2013 года.
Нет необходимости в некоторых случаях использовать КУДиР, ЕНВД является одним из таких примеров.
Особенности заполнения
Хотя, на первый взгляд, всё выглядит относительно просто, тем не менее при заполнении нужно учесть несколько существенных моментов.
Важным является правильный выбор момента внесения записи. Для заполнения КУДиР 2018 год не принёс каких-либо нововведений. Например, при продаже в магазине передача товара и получение платы за него происходят практически одновременно. Если нужно оплатить аренду за помещение, ситуация усложняется. Начисление обычно делают в последний день месяца, оплата может происходить раньше или позже.
В книгу записи о доходах вносятся на основе кассового метода, по моменту оплаты. При этом неважно, когда именно отгружен товар, фактически выполнена услуга.
Когда фиксируются в КУДиР расходы, применяется другой способ. Здесь запись заносится после выполнения оплаты, после получения товара или услуги. При заполнении применяется время последнего из этих двух событий.
Каждая внесённая в КУДиР строчка обязана быть подкреплена подтверждающими документами.
В книге есть ещё несколько разделов. Один из них предназначен для учёта приобретённых основных средств, нематериальных активов. Другой предназначен для тех, кто учитывает доходы минус расходы. Здесь учитываются убытки, относящиеся к более ранним периодам времени. Есть также четвёртый раздел, куда те, кто учитывает только доходы, заносится информация по выплатам в социальные фонды. Предусмотрены также пятый и шестой разделы.
Скачать бланк и изучить образец заполнения можно на специализированных сайтах.
Общие правила ведения КУДиР
Вносить записи необходимо по мере поступления соответствующих документов. Доходы фиксируются при поступлении денег.
Ведение книги можно осуществлять одним из двух способов:
- Пронумеровать и сшить листы тетради, затем по мере необходимости вносить записи о доходах, расходах.
- Можно применять компьютерный способ заполнения. При этом данные фиксируются путём их внесения в электронный документ. После окончания календарного года все страницы распечатываются, затем сшиваются. Это можно сделать онлайн.
После закрытия года хранить КУДиР необходимо не менее четырёх лет. Важно, что отсутствие деятельности не может считаться основанием для прекращения ведения Книги.
Надо ли распечатывать пустые разделы? Это нужно сделать, чтобы показать, что они пустые.
Если при внесении записей найдены ошибки, то их можно исправить следующим образом:
- Если речь идёт о заполнении электронного документа, непосредственно записываются правильные данные.
- Если отчётность ведётся на бумаге, необходимо зачеркнуть неправильную запись горизонтальной чертой. Сделать это необходимо таким образом, чтобы зачёркнутое можно было прочесть. Сверху над строчкой записывается правильная информация. Исправление заверяется подписью руководителя. Если на предприятии используется печать, она также должна быть поставлена на месте исправления в КУДиР.
При подаче данных будет рассчитан налог, который необходимо заплатить. Если исходная информация неверна, и налог получился меньше, то штраф равен 20% от неуплаченной суммы налога. Если можно доказать, что искажение данных произошло умышленно, то штраф увеличивается в два раза и составит 40%.
Возможна ситуация, когда данные указаны с ошибками, но предприниматель добровольно решил уплатить больше. Если не произошло недоплаты, независимо от ошибок в данных штраф насчитываться не должен.
Заполнение КУДиР должно быть обосновано соответствующими документами. Это особенно важно при рассмотрении затрат.
Ещё несколько правил:
- Записи всегда ведутся только на русском языке.
- Цифры, которые вносятся в книги, должны относиться к соответствующему виду деятельности. Лишние данные в книгу не заносятся.
- Записи вносятся на основании первичных документов.
- Аккуратно указывается хронология фиксируемых действий, которые отражены в КУДиР для ИП.
Каждая отдельная единица информации, каждая запись должна быть вписана в отдельную строку. Суммы, указанные в книге, должны быть записаны в рублях и копейках.
Ведение книги при ОСНО для ИП должно соответствовать другим бухгалтерским данным.
Основные разделы КУДиР
Как заполнять КУДиР пошагово?
Первая страница устроена просто. Здесь указывается наименование вида отчётности, а также документ, служащий основанием для использования Книги в хозяйственной деятельности. Информации, которую вмещает в себя титульный лист, немного.
На второй странице отражаются сведения об индивидуальном предпринимателе:
- Личные данные: фамилия, имя, отчество, индивидуальный налоговый номер.
- Место регистрации предпринимателя, номер свидетельства о предпринимательской деятельности.
- Допустимые виды деятельности для ИП, которые он зарегистрировал.
- Если для работы нужна лицензия, то сюда заносятся основные данные о ней.
- Перечень счетов, которые используются для предпринимательской деятельности.
- Если имеются кассовые аппараты, данные о них также необходимо отражать в КУДиР.
- Адрес, телефон и другие контактные данные.
Третья страница представляет собой практически оглавление. В книгу входят шесть различных таблиц. Это — разделы КУДиР:
- Первая разбита на тринадцать составляющих частей В ней предусмотрена возможность подробно зафиксировать полученные доходы и понесённые расходы.
- Вторая состоит из двух таблиц. В ней ведется учёт амортизации основных средств.
- Следующий, третий раздел относится к учёту амортизации малоценных предметов, а также быстроизнашивающихся.
- Четвёртая часть состоит из двух таблиц и посвящена вопросам амортизации нематериальных активов.
- В пятом разделе учтены доходы, выплаченные работникам, а также налоги и отчисления, с ними связанные, т.е. здесь фиксируется в КУДиР зарплата.
- Шестая таблица разделена на три части. Это итоговый раздел. Здесь рассмотрены окончательные цифры, на основании которых происходит расчёт налогов.
Отчетность при УСН и на патенте
В первом разделе вносят информацию по выполненным хозяйственным операциям. Рекомендуется в соответствующую графу заносить не только номер и дату документа, а также его название. Если деятельность в течение отчётного периода не велась, необходимо заполнить нулевую КУДиР для ИП на УСН. В этом случае производится только заполнение титульной страницы. Остальные остаются незаполненными.
Если книгу оформляют упрощенцы, использующие систему «доходы 6%», то рекомендуется полученные средства отражать в четвёртой графе. В том случае, если внесена излишняя сумма, был произведён возврат, цифру записывают также в четвёртой графе, но с минусом. При данной системе учёта вносятся только данные по доходам. Затраты не будут интересовать налоговую службу.
Если используется система «УСН доходы минус расходы», то заполнение происходит обычным образом. При этом в расходы сумму вписывают при получении дохода в виде оплаты.
Приведём образец заполнения КУДиР. Допустим, были куплены товары для перепродажи. В определённый момент они были проданы, и за них получены деньги. В этом случае должен быть зафиксирован доход, а в следующей записи нужно указать информацию о закупке проданных недавно товаров.
Организации на УСН не только ведут КУДиР. Они также обязаны вести бухгалтерский учёт.
По закону индивидуальный предприниматель в рассматриваемой ситуации без работников имеет право не вести никакой бухгалтерии. С другой стороны, разрешение не означает, что он не может делать это по своему решению. Наличие бухгалтерского учёта на фирме позволит увеличить бизнес-потенциал предпринимателя.
Но если работают наёмные работники ситуация меняется. Существует список отчётности, которую он должен предоставлять в связи с указанным обстоятельством. В любом случае существует обязанность представлять в налоговую службу декларация по налогу, который уплачивается в связи с применением УСН. При наличии работников он обязан сдавать ряд дополнительных форм отчётности:
- Расчёт страховых взносов.
- Данные о том, какова среднесписочная численность работников за предыдущий отчётный год.
- Предоставляются справки о том, какие доходы были получены физическими лицами — работниками.
- Расчёт сумм, которые предприниматель уплатил в качестве налогового агента.
- Отчёт по застрахованным лицам по форме СЗВ-М.
- Форма СЗВ-Стаж.
- В Пенсионный фонд сдаётся персонифицированная отчётность за работающих сотрудников.
Таким образом, при наличии сотрудников объём отчётности резко возрастает.
Особенности отчётности на патенте не предполагают отчета о произведённых расходах. В книге должны фиксироваться только данные о полученных доходах. Дело в том, что работать на патенте разрешается только в том случае, если общая сумма доходов за отчётный период не превысила конкретной величины. Для этого необходим учёт полученных денег. Если соответствующий предел не превышен, то подоходный налог уже был оплачен при покупке патента.
Ведение КУДиР требует к себе очень внимательного отношения. Несмотря на то что данный способ учёта считается более простым по сравнению с бухгалтерским учётом, он имеет свои четко установленные правила. С другой стороны, если производить заполнение регулярно и без задержек, на основе имеющихся первичных документов, соблюдая соответствующие требования, заниматься таким учётом будет нетрудно.
